Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung (ADV)

1. Parteien und Anwendungsbereich

Diese Vereinbarung ergänzt die AGB von OfficePilot. Sie gilt, wenn eine Nutzerin oder ein Nutzer Personendaten eigener Kunden, Mitarbeitenden oder anderer Personen in OfficePilot eingibt. Die nutzende Person ist in diesem Umfang Verantwortliche beziehungsweise Auftraggeberin; Jan Meier, Hulmenweg 82, 8352 Ricketwil (Winterthur), Schweiz, ist Auftragsbearbeiter. Bei einer rein privaten Nutzung ohne Bearbeitung fremder Personendaten findet diese Vereinbarung keine Anwendung.

2. Gegenstand, Dauer und Zweck

Gegenstand ist das Speichern, Strukturieren, Bearbeiten, Anzeigen, Erzeugen und Übermitteln von Daten, soweit dies für Konten, Kundenstammdaten, Offerten, Rechnungen, Verträge, Mahnungen, PDF-Dateien, E-Mail-Versand und ausdrücklich verwendete KI-Funktionen erforderlich ist. Die Bearbeitung dauert bis zur Löschung der betreffenden Daten oder bis zum Ende des Kontos, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten und technisch verzögert gelöschter Sicherungskopien.

3. Daten und betroffene Personen

Bearbeitet werden können insbesondere Namen, Firmen, Adressen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Leistungs- und Vertragsangaben, Preise, Zahlungsangaben, Dokumentinhalte, Unterschriften, Anhänge und Kommunikationsdaten. Betroffen sein können Kunden, Interessenten, Lieferanten, Mitarbeitende, Vertragspartner und Unterzeichnende der nutzenden Person. Besondere Kategorien besonders schützenswerter Personendaten sollen nur eingegeben werden, wenn dies erforderlich und rechtlich zulässig ist.

4. Weisungen und Vertraulichkeit

OfficePilot bearbeitet die Daten nur zur Bereitstellung der gewählten Funktionen, nach dokumentierten Weisungen der nutzenden Person und soweit eine gesetzliche Pflicht nichts anderes verlangt. Die Nutzung der Anwendung und Supportanfragen gelten als dokumentierte Weisungen. Mit der Bearbeitung befasste Personen werden zur Vertraulichkeit verpflichtet. Hält OfficePilot eine Weisung für rechtswidrig, kann die Ausführung ausgesetzt und eine Klärung verlangt werden.

5. Sicherheit

OfficePilot trifft dem Risiko angemessene technische und organisatorische Massnahmen. Dazu gehören verschlüsselte Übertragung, rollen- und kontobeschränkte Zugriffe, private Dateibereiche, Authentifizierung, Geheimhaltung von Zugangsdaten, Sicherungs- und Wiederherstellungsverfahren sowie angemessene Protokollierung und Aktualisierung der eingesetzten Systeme. Die Massnahmen werden unter Berücksichtigung des Stands der Technik und des Risikos weiterentwickelt.

6. Unterauftragsbearbeiter

Die nutzende Person erteilt eine allgemeine Genehmigung für die folgenden Kategorien und derzeitigen Anbieter. OfficePilot verpflichtet sie vertraglich zu angemessenem Datenschutz, soweit sie als Auftragsbearbeiter tätig werden:

• Supabase: Authentifizierung, Datenbank und private Dateispeicherung.
• Netlify: Hosting, Auslieferung und technische Protokolle.
• Stripe: Zahlungs- und Abonnementabwicklung.
• Resend und/oder Google (Gmail): E-Mail-Versand.
• OpenAI und Anthropic: Verarbeitung bei ausdrücklich verwendeten KI-Funktionen.

Wesentliche Änderungen dieser Liste werden über die Website oder per E-Mail bekanntgegeben. Bei einem begründeten datenschutzrechtlichen Einwand suchen die Parteien eine zumutbare Lösung; ist keine Lösung möglich, kann die betroffene Funktion oder der Vertrag beendet werden.

7. Bearbeitung im Ausland

Daten können je nach Anbieter in der Schweiz, im Europäischen Wirtschaftsraum oder in den USA bearbeitet werden. Die Garantien je Unterauftragsbearbeiter:

• Supabase (Supabase Pte. Ltd. / Supabase, Inc.): Speicherung in der für OfficePilot gewählten Rechenzentrumsregion; für Zugriffe aus den USA Standardvertragsklauseln mit Schweizer Zusatz gemäss Auftragsverarbeitungsvertrag des Anbieters. Quelle
• Netlify (Netlify, Inc., USA): Zertifiziert unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework. Quelle
• Stripe (Stripe, LLC, USA): Zertifiziert unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework. Quelle
• Google (Gmail) (Google LLC, USA): Zertifiziert unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework. Quelle
• Resend (Plus Five Five, Inc., USA): Standardvertragsklauseln mit Anpassungen für die Schweiz gemäss Auftragsverarbeitungsvertrag des Anbieters. Quelle
• OpenAI (OpenAI, L.L.C., USA): Standardvertragsklauseln gemäss Data Processing Addendum des Anbieters. Quelle
• Anthropic (Anthropic PBC, USA): Standardvertragsklauseln mit Schweizer Zusatz gemäss Data Processing Addendum des Anbieters. Quelle

8. Unterstützung und Sicherheitsvorfälle

OfficePilot unterstützt im angemessenen und technisch möglichen Umfang bei Auskunft, Berichtigung, Löschung, Herausgabe, Datenschutz-Folgenabschätzungen und Behördenanfragen. Relevante Verletzungen der Datensicherheit werden der Auftraggeberin ohne unangemessene Verzögerung mit den verfügbaren Angaben mitgeteilt. Die Entscheidung über Meldungen an Behörden oder betroffene Personen liegt bei der jeweils gesetzlich verantwortlichen Partei.

9. Rückgabe, Löschung und Nachweise

Während der Vertragsdauer können Daten über die vorgesehenen Export- und Dokumentfunktionen herausgegeben werden. Nach Vertragsende löscht oder anonymisiert OfficePilot Daten auf Anfrage, soweit keine gesetzlichen Pflichten oder überwiegenden Nachweis- und Sicherheitsinteressen entgegenstehen. Sicherungskopien werden im regulären Überschreibungszyklus entfernt. Auf begründete Anfrage stellt OfficePilot angemessene Informationen zum Nachweis dieser Vereinbarung bereit; Prüfungen sind so abzustimmen, dass Sicherheit, Vertraulichkeit und der Betrieb für andere Nutzer gewahrt bleiben.

10. Verantwortung der Auftraggeberin

Die nutzende Person bleibt für Zulässigkeit, Richtigkeit und erforderliche Information der betroffenen Personen verantwortlich. Sie vergibt sichere Zugangsdaten, beschränkt den Zugriff und gibt keine Daten ein, für deren Bearbeitung ihr die notwendige Rechtsgrundlage oder Berechtigung fehlt.