Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich ist Jan Meier, Hulmenweg 82, 8352 Ricketwil (Winterthur), Schweiz, E-Mail: offerpilot1@gmail.com, Telefon: 079 413 13 63.

2. Bearbeitete Daten

• Konto und Firmenprofil: E-Mail-Adresse, Authentifizierungsdaten, Firma, Kontakt-, Layout- und optionale Zahlungsangaben sowie Logo und Unterschrift.
• Dokumente: Inhalte, Positionen, Preise sowie Kontakt- und Adressdaten Ihrer Empfänger; Status von Versand, Freigabe und Unterschrift.
• Kommunikation: Angaben aus Kontakt-, Demo- und Supportanfragen sowie versendete E-Mail-Metadaten.
• Zahlung: Produkt, Betrag, Abonnement- und Transaktionskennungen. Vollständige Karten- und Bankdaten bearbeitet Stripe; OfficePilot speichert sie nicht.
• Nutzung und Sicherheit: technische Protokolle, Zeitpunkte, gekürzte oder gehashte Netzwerkkennungen, Fehlermeldungen und Nutzungslimiten. Dazu gehört eine anonymisierte Besucherstatistik (aufgerufene Seite, Zeitpunkt, Herkunft) ohne Cookies: eine gehashte Netzwerkkennung unterscheidet grob wiederkehrende von neuen Besuchen, ohne einzelne Personen zu identifizieren.
• Herkunft des Besuchs: Kampagnenparameter aus aufgerufenen Links, insbesondere UTM-Quelle, Medium, Kampagne, Suchbegriff und Inhalt. Diese Angaben werden während des Besuchs im Browser zwischengespeichert und können bei einer Registrierung oder Kontaktanfrage dem betreffenden Datensatz zugeordnet werden.
• KI-Eingaben: Ihre Anweisungen und die für die gewünschte Ausgabe erforderlichen Profil- und Dokumentdaten.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir bearbeiten Daten, um Konten und Dokumente bereitzustellen, KI-Funktionen auszuführen, E-Mails zu versenden, Zahlungen und Abonnemente abzuwickeln, Anfragen zu beantworten sowie Missbrauch und Angriffe zu verhindern. Kampagnenparameter verwenden wir, um zu erkennen, über welche Werbung oder Empfehlung Anfragen und Registrierungen zu OfficePilot gelangen. Grundlage sind die Erfüllung und Vorbereitung Ihres Vertrags, gesetzliche Pflichten, Ihre Einwilligung, wo sie verlangt wird, und berechtigte Interessen an einem sicheren und funktionsfähigen Dienst. Sie können eine Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen.

4. Dienstleister und Empfänger

• Supabase: Datenbank, private Dateispeicherung und Kontenverwaltung. Passwörter werden vom Authentifizierungsdienst als geschützte Prüfdaten verwaltet und OfficePilot nicht im Klartext zugänglich gemacht.
• Netlify: Hosting, Auslieferung und technische Protokolle.
• Stripe: Zahlungsabwicklung, Betrugsprävention und Kundenportal.
• Resend und/oder Google (Gmail): Versand transaktionaler E-Mails, je nach technischer Konfiguration über den einen oder anderen Anbieter; Marketing-E-Mails nur mit separater Zustimmung (Opt-in) und mit Abmeldemöglichkeit in jeder E-Mail.
• OpenAI und Anthropic: KI-Verarbeitung. Je nach Funktion werden Eingaben sowie erforderliche Profil- oder Dokumentinhalte an den jeweiligen API-Dienst übermittelt.
• TypeSafe (Jev): automatische Vorprüfung von Nachrichten aus dem öffentlichen Kontaktformular und dem Chat auf der Startseite auf Spam oder Missbrauch. Dafür wird der Nachrichtentext übermittelt; Inhalte Ihrer Dokumente und Ihres Kontos gehen nicht an diesen Dienst.

Diese Anbieter dürfen Daten nur für ihre jeweilige Aufgabe bearbeiten, soweit nicht eigene gesetzliche Pflichten gelten. Personendaten werden nicht verkauft. Bei einem Anbieterwechsel wird diese Erklärung aktualisiert.

5. Bearbeitung im Ausland

Mehrere Dienste haben ihren Sitz in den USA. Daten können deshalb in der Schweiz, im Europäischen Wirtschaftsraum und in den USA bearbeitet oder von dort aus zugänglich sein. Die USA gelten für nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifizierte Unternehmen als angemessen; für die übrigen Anbieter stützen wir uns auf deren Standardvertragsklauseln. Im Einzelnen:

• Supabase (Supabase Pte. Ltd. / Supabase, Inc.): Speicherung in der für OfficePilot gewählten Rechenzentrumsregion; für Zugriffe aus den USA Standardvertragsklauseln mit Schweizer Zusatz gemäss Auftragsverarbeitungsvertrag des Anbieters. Quelle
• Netlify (Netlify, Inc., USA): Zertifiziert unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework. Quelle
• Stripe (Stripe, LLC, USA): Zertifiziert unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework. Quelle
• Google (Gmail) (Google LLC, USA): Zertifiziert unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework. Quelle
• Resend (Plus Five Five, Inc., USA): Standardvertragsklauseln mit Anpassungen für die Schweiz gemäss Auftragsverarbeitungsvertrag des Anbieters. Quelle
• OpenAI (OpenAI, L.L.C., USA): Standardvertragsklauseln gemäss Data Processing Addendum des Anbieters. Quelle
• Anthropic (Anthropic PBC, USA): Standardvertragsklauseln mit Schweizer Zusatz gemäss Data Processing Addendum des Anbieters. Quelle
• TypeSafe (Jev) (TypeSafe AI, Inc., USA): Nicht unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; übermittelt wird ausschliesslich der Text von Nachrichten aus dem öffentlichen Kontaktformular und dem Startseiten-Chat. Quelle

6. Speicherdauer

Konto-, Profil- und Dokumentdaten bleiben während der Kontonutzung gespeichert. Nach einer bestätigten Kontolöschung werden aktive Daten grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert; Sicherungskopien werden im regulären Zyklus grundsätzlich innerhalb von weiteren 90 Tagen überschrieben. Kontakt-, Demo- und Supportanfragen werden in der Regel höchstens 24 Monate nach Abschluss aufbewahrt. Übermittelte UTM-Angaben folgen der Frist der zugehörigen Anfrage oder des Kontos; reine Sitzungsdaten im Browser enden mit der Browsersitzung. Technische Sicherheits- und Fehlerprotokolle sowie die anonymisierte Besucherstatistik werden in der Regel höchstens 90 Tage gespeichert, bei einem Sicherheitsvorfall bis zu dessen Klärung und Ablauf notwendiger Nachweisfristen. Zahlungs-, Vertrags- und Buchungsbelege werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, regelmässig zehn Jahre, aufbewahrt. Gesetzliche Pflichten, Rechtsansprüche oder laufende Verfahren können im Einzelfall eine längere Speicherung erfordern.

7. Datensicherheit

OfficePilot verwendet Transportverschlüsselung, zugriffsbeschränkte Konten und private Dateibereiche für Logos und Unterschriften. Zugriffe werden nach Rollen beschränkt. Kein Internetdienst kann jedoch einen absoluten Schutz garantieren. Bei einem relevanten Sicherheitsvorfall werden Betroffene und Behörden nach den gesetzlichen Vorgaben informiert.

8. Cookies und lokale Speicherung

Es werden keine Analyse- oder Marketing-Cookies eingesetzt. Technisch notwendige Cookies speichern die Anmeldung und Sicherheitszustände. Ohne sie funktionieren geschützte Kontobereiche nicht. Eine Einwilligungs-Schaltfläche ist für diese notwendigen Cookies nicht erforderlich.

Zusätzlich speichert OfficePilot einige Einstellungen nur lokal im Browser (lokaler Speicher, keine Cookies, keine Übermittlung an OfficePilot oder Dritte): Anzeigeeinstellungen wie Schriftgrösse und Design, ob die Einführungstour schon gesehen wurde, sowie ein Zeitzähler, der die Bewertungsfrage erst nach längerer aktiver Nutzung einblendet. Diese Angaben verlassen Ihr Gerät nicht.

9. Ihre Rechte

Sie können im gesetzlichen Umfang Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch oder die Herausgabe Ihrer Daten verlangen und Einwilligungen widerrufen. Schreiben Sie dazu an offerpilot1@gmail.com. Sie können sich ausserdem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren. Rechte anderer Personen und gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben vorbehalten.

10. Daten Ihrer eigenen Kunden

Wenn Sie Daten Ihrer Kunden in OfficePilot eingeben, sind Sie für deren rechtmässige Erhebung und die nötige Information verantwortlich. OfficePilot bearbeitet diese Daten zur Bereitstellung des Dienstes in Ihrem Auftrag. Weitere Einzelheiten stehen in Abschnitt 8 der AGB und in der Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung.

11. Änderungen

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich Bearbeitungen, Anbieter oder Rechtslage ändern. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir angemessen über die Website oder per E-Mail.