Häufige Fragen zu OfficePilot
Hier finden Sie die wichtigsten Antworten. Für einen Überblick helfen auch unsere Seiten zu Offerten, Rechnungen und Zahlungserinnerungen.
Welche Dokumente kann ich mit OfficePilot erstellen?
Offerten, Rechnungen mit Schweizer QR-Zahlteil, Proforma-Rechnungen und Verträge. Ab dem Standard-Abo zeigt OfficePilot zusätzlich überfällige Rechnungen an und erstellt Zahlungserinnerungen auf Knopfdruck.
Muss ich etwas installieren?
Nein. Sie verwenden OfficePilot im Browser. Sie können Ihr Konto kostenlos mit einer Anleitung selbst einrichten. Auf Wunsch übernehmen wir die Einrichtung für einmalig CHF 25.
Was, wenn die KI etwas falsch schreibt?
Prüfen Sie Texte, Preise und Empfänger vor jedem Versand. Sie können den Entwurf selbst bearbeiten oder die KI um Änderungen bitten. Die KI kann Fehler machen und ersetzt keine fachliche oder rechtliche Prüfung.
Wie sicher sind meine Daten?
Für Konten, Dokumente, E-Mails, Zahlungen und KI-Funktionen verwenden wir externe Dienstleister. Bei der KI-Erstellung werden auch Angaben aus Ihrem Firmenprofil und Dokument verarbeitet. Informationen zu Empfängern und Auslandverarbeitung stehen in der Datenschutzerklärung.
Erstellt OfficePilot Schweizer QR-Rechnungen?
Ja. Bei Rechnungen erzeugt OfficePilot den QR-Zahlteil automatisch aus den Zahlungsangaben in Ihrem Firmenprofil (IBAN oder QR-IBAN und Adresse). Prüfen Sie diese Angaben vor der ersten Rechnung.
Wie kündige ich ein Abo?
Abos verlängern sich automatisch und sind in Ihrem Konto über das Stripe-Kundenportal auf das Ende der laufenden Periode kündbar. Bis dahin bleibt der Zugang aktiv. Gekauftes Dokumenten-Guthaben verfällt nicht.
Hilft OfficePilot bei offenen Rechnungen?
Ab dem Standard-Abo zeigt OfficePilot überfällige Rechnungen an und erstellt auf Knopfdruck eine Zahlungserinnerung. Sie prüfen sie vor dem Versand.
In welchen Sprachen kann ich Dokumente erstellen?
Offerten, Rechnungen, Proforma-Rechnungen und Verträge sowie die Versand-E-Mail können Sie pro Kunde auf Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch erstellen.
Wie erstelle ich eine Offerte?
Sie melden sich bei OfficePilot an, tragen Kundendaten und die gewünschte Leistung ein und erhalten einen Entwurf, den die KI aus Ihren Stichworten und Ihrer Preisliste formuliert. Sie prüfen und ergänzen den Entwurf und geben ihn frei. Erst dann geht die Offerte als PDF an Ihren Kunden.
Kann ich mit OfficePilot eine Offerte online erstellen?
Ja. OfficePilot läuft vollständig im Browser, ohne Installation. Sie können sich kostenlos registrieren und direkt eine Offerte online erstellen.
Wie erstelle ich eine Rechnung?
Genau wie bei einer Offerte tragen Sie Kunde, Leistungen und Preise ein. Bei einer Rechnung prüft OfficePilot zusätzlich Ihre hinterlegten Zahlungsangaben und erzeugt automatisch eine Schweizer QR-Rechnung, sobald IBAN, Adresse und Empfängerangaben vollständig sind.
Was muss auf einer Schweizer Rechnung stehen?
Üblich sind Absender und Empfänger, eine eindeutige Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, eine klare Leistungsbeschreibung mit Mengen und Preisen sowie die Zahlungsfrist. OfficePilot übernimmt diese Angaben strukturiert aus Ihrem Firmenprofil und Ihren Positionen; die steuerliche Prüfung bleibt bei Ihnen oder Ihrer Treuhandstelle.
Kann ich aus einer Offerte eine Rechnung erstellen?
Ja. Eine Offerte oder eine Proforma-Rechnung wandeln Sie mit «In Rechnung umwandeln» in eine Rechnung um. Kunde, Texte und Positionen werden übernommen, die Rechnung bekommt eine eigene Nummer und bleibt mit der Offerte verknüpft. Eine Offerte lässt sich ausserdem direkt als Vertrag kopieren und umgekehrt.
Kann ich eine Offerte als PDF erstellen?
Ja. Jede Offerte kann jederzeit als PDF mit Ihrem Logo angesehen und heruntergeladen werden, unabhängig vom Versand an den Kunden.
Für welche Unternehmen eignet sich OfficePilot?
OfficePilot richtet sich an Selbstständige, Handwerksbetriebe und kleine bis mittlere Schweizer Unternehmen, die regelmässig Offerten, Rechnungen, Proforma-Rechnungen oder Verträge erstellen und dabei Zeit sparen wollen.
Eignet sich OfficePilot für Handwerker?
Ja. Betriebe wie Elektriker, Sanitär-, Maler-, Gipser- oder Gartenbaufirmen können mit OfficePilot Offerten, Rechnungen und Verträge direkt nach dem Kundentermin erstellen, statt sie abends nachzuholen.
Startet die kostenlose Registrierung ein Abo?
Nein. Die Registrierung enthält 2 kostenlose Dokumente und startet weder ein Abo noch eine Zahlung. Ein kostenpflichtiger Kauf benötigt einen separaten Checkout mit AGB-Zustimmung.
Was ist eine Proforma-Rechnung und wann brauche ich sie?
Eine Proforma-Rechnung ist keine definitive Rechnung. Sie dient zum Beispiel als Vorabrechnung, als Begleitdokument für Zoll und Export oder bei Warenmustern und Ersatzlieferungen. OfficePilot vergibt dafür eine eigene Nummernserie, erstellt keine Mahnung und wandelt die Proforma auf Wunsch in eine Rechnung um.
Kann ich mit OfficePilot Verträge erstellen?
Ja. OfficePilot erstellt Entwürfe für Dienstleistungs-, Werk-, Kauf-, Wartungs- und Rahmenverträge, Aufträge und individuelle Verträge, mit Unterschriftsfeldern. Die KI ersetzt keine Rechtsberatung: Lassen Sie wichtige Verträge von einer Fachperson prüfen.