Kann OfficePilot eine Schweizer QR-Rechnung erstellen?
Ja. Bei Rechnungen kann ein Swiss-QR-Zahlteil erzeugt werden, wenn die erforderlichen Firmen-, Adress- und Zahlungsangaben vollständig sind.
Rechnungen erstellen
Schweizer Rechnungen mit klaren Positionen und QR-Zahlteil erstellen
OfficePilot hilft Ihnen, aus Kunden-, Firmen- und Leistungsdaten eine übersichtliche Rechnung oder Proforma-Rechnung zu erstellen. Zahlungsangaben werden geprüft, bevor ein QR-Zahlteil erzeugt und die Rechnung als PDF versendet wird.
Welche Angaben gehören auf eine Rechnung?
Eine verständliche Rechnung nennt Absender und Empfänger, beschreibt die verrechneten Leistungen, zeigt Mengen und Preise und enthält eine eindeutige Rechnungsnummer sowie eine Zahlungsfrist. Falls Ihr Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig ist, müssen die passenden Angaben und Steuersätze korrekt erscheinen.
OfficePilot übernimmt gespeicherte Firmendaten und Positionen in den Entwurf. Sie kontrollieren vor dem Versand, ob Leistungsdatum, Beträge, Mehrwertsteuer, Bankverbindung und Empfänger für den konkreten Auftrag stimmen.
QR-Rechnung für Zahlungen in der Schweiz
Für einen verwendbaren Swiss-QR-Zahlteil braucht es vollständige Zahlungsangaben. OfficePilot prüft deshalb unter anderem Name, Adresse, IBAN, Währung und Empfängerangaben, bevor das PDF erstellt wird. Fehlen Pflichtangaben, wird keine scheinbar fertige Rechnung mit unvollständigem Zahlteil erzeugt.
Der QR-Zahlteil erleichtert Ihrem Kunden die Erfassung der Zahlung. Er ersetzt aber nicht Ihre Kontrolle der Rechnung und auch keine Buchhaltung oder steuerliche Beratung.
Rechnungsvorlage für wiederkehrende Aufträge
Wenn Kunden- und Leistungsdaten bereits vorhanden sind, müssen Sie sie nicht für jedes Dokument neu eintippen. Das verringert Übertragungsfehler und macht später sichtbar, welche Rechnung offen, fällig oder bereits bearbeitet ist.
Gespeicherte Firmenangaben, Standardtexte und Positionen dienen dabei als wiederverwendbare Rechnungsvorlage. Eine klare Zahlungsfrist ist auch die Grundlage für eine freundliche Zahlungserinnerung. So bleibt der Ablauf vom erbrachten Auftrag über die Rechnung bis zum Nachfassen konsistent.
Proforma-Rechnung für Vorabrechnung, Zoll und Export
Eine Proforma-Rechnung ist keine definitive Rechnung. Sie eignet sich für Vorabrechnungen, Warenmuster, Ersatzlieferungen oder als Begleitdokument für den Export. OfficePilot vergibt eine eigene Nummernserie und erfasst auf Wunsch Zoll- und Versandangaben sowie Incoterms.
Eine Proforma erhält nie eine Mahnung. Sobald aus der Vorabrechnung eine echte Forderung wird, wandeln Sie die Proforma mit einem Klick in eine Rechnung um.
So funktioniert es mit OfficePilot
- 1
Rechnungsdaten erfassen
Wählen Sie den Kunden, die Leistungen, Mengen, Preise und das gewünschte Fälligkeitsdatum.
- 2
Zahlungsangaben prüfen
Kontrollieren Sie IBAN, Adresse, Währung, Mehrwertsteuer und den berechneten Gesamtbetrag.
- 3
PDF freigeben
Sehen Sie die Rechnung inklusive QR-Zahlteil an und versenden Sie sie erst nach der Schlusskontrolle.
Prüfliste vor dem Versand
- Absender und Empfänger sind vollständig
- Rechnungsnummer ist eindeutig
- Leistungen und Preise stimmen
- Mehrwertsteuerstatus ist korrekt
- IBAN und Währung wurden geprüft
- Zahlungsfrist und Fälligkeit sind klar
Häufige Fragen
Funktioniert die Rechnung auch ohne Mehrwertsteuer?
Ja. Ob Mehrwertsteuer ausgewiesen wird, hängt von Ihren Unternehmensangaben und dem konkreten Dokument ab. Prüfen Sie Ihre steuerliche Situation bei einer Fachperson.
Ist OfficePilot eine Buchhaltungssoftware?
Nein. OfficePilot unterstützt die Dokumenterstellung und den Versand, ersetzt aber keine vollständige Finanzbuchhaltung oder Steuerberatung.